Kurz gesagt
Mit Vereinsplatz verwaltet dein Tennisverein Arbeitsstunden an einem Ort. Der Vorstand schreibt Arbeitseinsätze aus, Mitglieder übernehmen Aufgaben selbst oder tragen ihre Zeit ein, und es zählen nur bestätigte Stunden. Am Saisonende rechnet ihr fehlende Stunden aus Soll, bestätigter Zeit und eurem Satz je Stunde ab, als Forderung mit Rechnung.
So läuft ein Arbeitseinsatz
Aufgabe anlegen
Der Vorstand legt fest, was zu tun ist: Titel, Beschreibung, Hinweis und Kategorie (Platzanlage, Clubhaus, Außengelände, Technik oder Allgemein). Auf Wunsch kommen Datum, Uhrzeit und Dauer dazu.
Helfer einplanen
Optional gebt ihr 1 bis 100 Plätze vor, wie viele Helfer ihr braucht. Ohne Angabe können beliebig viele mitmachen. Eine Aufgabe ist Entwurf, aktiv oder deaktiviert.
Mitglieder übernehmen
Wer Zeit hat, tippt auf „Aufgabe übernehmen“. Den letzten freien Platz vergibt Vereinsplatz sicher nur einmal. Austragen geht bis zum Beginn.
Abschließen
Nach dem Einsatz hakt die Verwaltung ab, wer da war, und passt bei Bedarf die Minuten an. Diese Stunden sind sofort bestätigt.
Mitglieder sehen bei jeder Aufgabe nur, wie viele Plätze belegt sind, zum Beispiel „2 von 4 belegt“. Namen zeigt die App ihnen nicht. Die Verwaltung kann auch Personen selbst eintragen, etwa Kinder ohne eigenen Zugang.
Wie tragen Mitglieder ihre Stunden ein?
Nicht jede Arbeit ist eine ausgeschriebene Aufgabe. Wer zwischendurch die Hecke geschnitten hat, nutzt „Zeit eintragen“. Möglich sind 5 Minuten bis 24 Stunden, nicht in der Zukunft und nur in der laufenden Saison. Eintragen kann ein Mitglied für sich oder für die eigene Familie.
Eingetragene Zeit wartet, bis die Verwaltung sie bestätigt, einzeln oder gesammelt je Konto. Wer sein Konto fertig hat, kann es „zur Prüfung übermitteln“. Bestätigte Stunden ändert die Verwaltung nur mit dem passenden Recht und einem Pflichtgrund. Der alte Eintrag bleibt sichtbar, der Verlauf steht im Protokoll.
Es zählen nur bestätigte Stunden. Damit ist klar, worauf sich die Abrechnung am Ende stützt.
Sollstunden, Familienkonto und Ersatzbetrag
Pro Saison stellt ihr zwei Sollwerte ein: für eine Einzelperson und für eine Familie. Dazu kommt der Betrag unter „Kosten pro nicht geleistete Stunde“. Voreingestellt sind 3 Stunden, 5 Stunden und 10 Euro. Eine neue Saison übernimmt eure Werte.
Im „Familienkonto“ sammelt eine Familie ihre Stunden gemeinsam. Der Beitritt läuft per Einladung, Kinder ohne Zugang ordnet der Verein zu. Der offene Betrag ergibt sich aus der fehlenden Zeit mal dem Satz.
- Das Mitglied sieht sein „Stundenkonto“: bestätigt, Soll, verbleibend und was noch auf Bestätigung wartet
- Es gibt keinen Vergleich und keine Rangliste anderer Mitglieder
- Der Vorstand sieht eine Tabelle mit Filtern, offene Konten zuerst, die Summe aller offenen Beträge und den Verlauf je Konto
- Dazu kommt eine Aufgaben-Statistik
Wie rechnet ihr am Saisonende ab?
Saison festschreiben
Ihr schreibt die Saison fest. Dafür gibt eine zweite Person frei.
Ausgewählte abrechnen
Mit „Ausgewählte abrechnen“ entsteht je Konto eine Forderung an den Zahler. Sie zeigt die Herleitung: Soll, bestätigte Stunden und offene Stunden mal Satz.
Rechnung senden
Aus der Forderung wird eine Rechnung, die ihr per E-Mail versenden könnt.
Zahlung eintragen
Wenn das Geld bei euch ankommt, trägt der Kassier die Zahlung ein.
Bezahlt wird auf euren gewohnten Wegen, zum Beispiel per Überweisung. Eingezogen wird nichts, Vereinsplatz bietet keine Online-Zahlung und speichert keine Bankdaten. Die Übersicht lässt sich als CSV-Datei für Excel exportieren.
Wo finde ich das als Vorstand?
Die Arbeitsschritte liegen unter „Aufgaben & Vorgänge“: „Arbeitsstunden prüfen“ für eingetragene Zeit und „Arbeitseinsatz abschließen“ für fertige Aufgaben. Arbeitsstunden gehören zu den Standardfunktionen und sind in allen Tarifen dabei.