Kurz gesagt
Vereinsplatz verwaltet die Mitglieder eines Tennisvereins und hält sie auf dem Laufenden. Neue Mitglieder kommen per Einladungslink, Rollen und Rechte legt der Verein selbst fest. Neuigkeiten, Vereinsmitteilungen, Gruppenchats und Termine mit Zusage laufen in der App. Die Server stehen in der EU, es gibt kein Tracking.
Wie nehmt ihr neue Mitglieder auf?
Die einfachste Art ist ein Einladungslink. Ihr kopiert ihn oder lasst ihn als QR-Code anzeigen und schickt ihn weiter. Es gibt zwei Arten:
- Persönlicher Link: gilt 7 Tage und lässt sich einmal einlösen, passend für ein einzelnes neues Mitglied
- Gruppenlink: gilt 14 Tage und lässt sich höchstens 50-mal einlösen, ausdrücklich für die WhatsApp-Gruppe des Vereins gedacht
Wer die Vereinsnummer kennt, kann den Beitritt auch selbst beantragen. Das braucht immer die Freigabe der Vereinsführung. Gibt es schon ein Spielerprofil, ordnet sich das neue Mitglied ihm zu, der Sportwart bestätigt das.
Habt ihr eure Spieler schon in einer Tabelle, importiert ihr sie als CSV-Datei oder fügt sie ein. Daraus entstehen Spielerprofile mit Vorname, Nachname, Geschlecht, Stärke, LK und Notiz. Zugänge und E-Mail-Adressen legt der Import nicht an.
Unter „Mitglieder & Gruppen“ bildet ihr Gruppen wie „Herren 30“, entweder „Offen“ zum Beitreten oder „Verwaltet“ von der Vereinsführung.
Eine allgemeine Familienverwaltung gibt es nicht. Familienkonten gibt es nur für Arbeitsstunden, Getränke und die Familienrechnung.
Welche Rollen und Rechte gibt es?
Unter „Rollen & Berechtigungen“ steuert ihr, wer was sehen und tun darf. Fertig vorhanden sind diese Rollen:
- Inhaber und Administrator
- Sportwart und Turnierleitung
- Kassier und Protokollführer
- Abteilungsleitung
- Mitglied
Dahinter stehen rund 130 Einzelrechte. Ihr könnt eigene Rollen anlegen und einer einzelnen Person Sonderrechte geben.
Für Geld gelten feste Regeln. Rechnungen werden nur storniert, nie gelöscht. Stornos von Forderungen, Zahlungen und Rechnungen sowie der Saisonabschluss brauchen eine Vier-Augen-Freigabe: Eine zweite Person gibt sie unter „Freigaben“ frei.
Wie erreicht der Verein alle Mitglieder?
Jede Art von Nachricht hat ihren Platz, damit nichts im Chatverlauf untergeht:
- „Neuigkeiten“: das Schwarze Brett der App. Aushänge mit Dateien bis 10 MB als PDF, Bild, Word, Excel oder Text, anheften möglich, am Saisonende wandern sie ins Archiv
- „Vereinsmitteilungen“: eine Nachricht an alle Mitglieder mit Titel und Text bis 2000 Zeichen. Vor dem Senden seht ihr, wie viele Mitglieder sie bekommen, der Versand wird protokolliert
- „Ausschreibungen“: Anmeldungen zu Wettbewerben mit Teilnehmerliste, Warteliste und Meldeschluss
- Nachrichten von Mitglied zu Mitglied und Gruppenchats, die sich stummschalten lassen und auf Wunsch nur Admins beschreiben dürfen. Melden und Blockieren ist möglich
- Termine mit „Ich bin dabei“ und „Nicht dabei“ und einer Namensliste, einmalig oder wöchentlich, für alle oder für eine Gruppe
- „Vereinsnetz“: Mitspieler finden und ein Freundschaftsspiel anfragen, samt Platz
Vereinsmitteilungen kommen in der App an, nicht per E-Mail. E-Mails verschickt Vereinsplatz nur für Konto, Beitritt, Passwort, Rechnung und Einladungen zum Freundschaftsspiel.
Wo liegen die Vereinsunterlagen, und wie melden Mitglieder Mängel?
Die „Vereinsunterlagen“ sind der gemeinsame Ablageort des Vereins mit Ordnern, Versionen, Archiv und Suche. Ihr teilt eine Datei bei Bedarf in den Neuigkeiten. Die Sichtbarkeit stellt ihr je Unterlage ein (Verein, Abteilung oder Administrativ), dazu gibt es Schutzbereiche für Finanzen, Protokolle und Turniere.
Vereinsunterlagen gibt es nur im Tarif Premium. Für Mini und Club sind sie als Zusatzpaket geplant.
Mit dem Mängelmelder („Mangel melden“) kann ein Mitglied melden, was kaputt ist. Es beschreibt den Mangel, wählt Platz und Ort und hängt ein Foto an. Die Meldung hat den Status „Offen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“, und die Zuständigen antworten darauf. Die Meldung sehen nur der Melder und die Zuständigen.
Wie steht es um den Datenschutz?
- Die Server stehen bei IONOS in der EU, Daten gehen nicht in Drittländer
- Kein Tracking und keine Werbung. Vereinsplatz setzt nur Cookies, die die App braucht, ein Cookie-Banner gibt es deshalb nicht
- Vereinsplatz verarbeitet die Daten im Auftrag eures Vereins, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der AGB
- Die Inhalte bleiben bei euch. Ihr könnt jederzeit kündigen und erhaltet auf Wunsch eine Kopie eurer Daten
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