Kurz gesagt
Eine faire Platzbuchung im Tennisverein braucht fünf Festlegungen: Öffnungszeiten und Raster, wie lange ein Spiel dauern darf, wie weit im Voraus gebucht wird, wie viele offene Buchungen ein Mitglied haben darf und welche Zeiten für Training und Mannschaftsspiele gesperrt sind. Dazu eine klare Regel für Gäste und fürs Absagen.
Warum es überhaupt Regeln braucht
Solange genug Plätze frei sind, funktioniert fast jedes System. Eng wird es an Sommerabenden und am Wochenende. Dann buchen die Schnellsten mehrere Stunden, andere finden nichts, und am Platz wird diskutiert, wer zuerst da war.
Gute Regeln sind kurz, für alle gleich und für jeden nachprüfbar. Am besten schreibt ihr sie einmal auf, beschließt sie im Vorstand und hängt sie aus, egal ob ihr mit Papier oder online bucht.
Die fünf Entscheidungen vor dem Saisonstart
Öffnungszeiten und Raster
Von wann bis wann wird gespielt, und in welchen Schritten wird gebucht? Ein Raster von 30 oder 60 Minuten macht den Plan lesbar und vermeidet kleine Lücken, die niemand nutzen kann.
Dauer eines Spiels
Legt eine Mindest- und eine Höchstdauer fest. Wählt die Höchstdauer so, dass auch ein Doppel hineinpasst, dann braucht ihr keine getrennten Regeln für Einzel und Doppel.
Vorausbuchung
Wie viele Tage im Voraus darf gebucht werden? Kurze Fristen verhindern, dass die beliebten Zeiten Wochen vorher weg sind. Ein kleiner Vorlauf in Minuten verhindert spontanes Belegen eines Platzes, auf dem gerade jemand wartet.
Kontingent je Mitglied
Wie viele offene Buchungen darf jemand gleichzeitig haben, wie viele pro Tag und pro Woche? Das ist die wichtigste Stellschraube gegen Dauerbelegung.
Absagen
Bis wann darf man selbst stornieren? Eine Stornofrist sorgt dafür, dass abgesagte Plätze rechtzeitig wieder frei werden.
Training, Mannschaftsspiele und Turniere freihalten
Feste Termine des Vereins gehören vor die Mitgliederbuchung. Tragt Training, Mannschaftsspiele und Platzpflege zu Saisonbeginn als Sperrzeiten ein, wiederkehrend jede Woche oder einmalig. So sieht jeder, warum ein Platz zu ist, und niemand bucht in ein Training hinein.
Merksatz: Was der Verein selbst braucht, wird gesperrt, bevor die Mitglieder buchen. Wer nachträglich Buchungen absagen muss, verliert Vertrauen.
Für Turniere und kurzfristige Termine braucht es jemanden, der auch außerhalb der Regeln buchen darf, meist der Sportwart. Legt fest, wer das ist, damit es nicht jeder ein bisschen macht.
Gäste und Gastgebühr
Klärt, ob Mitglieder Gäste mitbringen dürfen, wie oft und zu welchem Beitrag. Wichtig ist, dass der Gast an eine Buchung eines Mitglieds gebunden ist. So weiß der Verein immer, wer verantwortlich ist und wer den Gastbeitrag zahlt.
Abgerechnet wird am einfachsten gesammelt, zum Beispiel einmal im Monat oder zum Saisonende je Mitglied. Einzelne Barzahlungen am Platz gehen leicht verloren.
Typische Fehler
- Kein Kontingent: Dann gehören die besten Zeiten den Schnellsten.
- Training wird erst nach den Mitgliedern eingetragen und verdrängt bestehende Buchungen.
- Regeln ändern sich mitten in der Saison, ohne dass jemand davon erfährt.
- Gäste spielen ohne Eintrag, und am Saisonende weiß niemand mehr, wer wen mitgebracht hat.
- Niemand ist für Ausnahmen zuständig, also entscheidet am Platz, wer am lautesten ist.
So geht es mit Vereinsplatz
In Vereinsplatz stellt ihr genau diese Punkte in der Platzverwaltung ein: „Geöffnet ab“, „Letztes Ende“, Raster, Mindest- und Höchstdauer, Vorausbuchung, Vorlauf, Stornofrist und das Kontingent je Mitglied. Jede Buchung wird dagegen geprüft.
Training und Mannschaftsspiele tragt ihr als „Sperrzeiten“ ein, wöchentlich oder einmalig, für einen oder alle Plätze. Gäste kreuzt das Mitglied beim Buchen an, der Gastbeitrag landet in der Gästeabrechnung. Ändert ihr eine Regel, bleiben bestehende Buchungen stehen, und ihr seht, wie viele nicht mehr passen.