Kurz gesagt
Mit Vereinsplatz schreiben Mitglieder ihre Getränke und ihren Verzehr im Vereinsheim selbst an: Artikel antippen, Menge wählen, „Anschreiben“. Jedes Mitglied hat ein eigenes Konto, abgerechnet wird später über den Verein, wann ihr wollt. Ein QR-Code zum Ausdrucken am Kühlschrank öffnet die Getränkeseite direkt.
So schreibt ein Mitglied ein Getränk an
Getränk antippen
Die Artikel stehen als Kacheln nach Kategorie da, mit Preis und Beschreibung.
Menge wählen
Von 1 bis 20, für den schnellen Fall gibt es die Wahl 1× bis 4× direkt zum Tippen.
„Anschreiben“
Der Knopf zeigt den Betrag, bevor das Mitglied ihn drückt. Gebucht ist es mit einem Tipp.
Tippt jemand aus Versehen doppelt, wird nur einmal gebucht. Hat sich jemand vertan, nimmt er die Buchung mit „Rückgängig“ fünf Minuten lang selbst zurück. Danach storniert die Verwaltung.
Angeschrieben wird nur mit Netz. Ohne Verbindung merkt sich die App nichts, die Buchung gibt es dann nicht.
Der QR-Code für den Kühlschrank
Vereinsplatz erzeugt einen Aushang mit QR-Code zum Drucken. Wer ihn mit dem Handy scannt, landet direkt auf der Getränkeseite. Gebucht wird mit der eigenen Anmeldung, auf wessen Konto es geht, ist also immer klar.
Tauscht ihr den Aushang aus, erzeugt ihr den QR-Code neu. Der alte wird damit ungültig.
Sortiment und Preise pflegen
Unter „Sortiment & Preise“ legt ihr fest, was es bei euch gibt.
- Art: Getränk oder Verzehr
- Kategorie, Preis und Beschreibung
- Aktiv oder deaktiviert
- Import des Sortiments aus einer CSV-Datei, mit Vorschau vor dem Übernehmen
Jede Buchung behält den Preis vom Zeitpunkt des Anschreibens. Ändert ihr im Sommer die Preise, bleiben die Buchungen davor unverändert.
Vom Anschreiben zur Rechnung
Jedes Mitglied hat ein Konto, auf dem seine Getränke landen. Familien-Zahler können für ihre Kinder anschreiben. Wer die Abrechnung verwaltet, sieht alle Konten, ein Mitglied nur sein eigenes und das seiner Kinder.
Abrechnen
Ihr stellt ein Abrechnungsintervall ein: monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder ein eigener Rhythmus. Vereinsplatz schlägt den passenden Zeitraum vor, abgerechnet wird per Klick.
Forderung
Aus der Abrechnung entsteht eine Forderung an den Zahler.
Rechnung
Die Rechnung verschickt ihr per E-Mail.
Zahlung
Den Zahlungseingang tragt ihr ein, mit Zahlungsart: Überweisung, SEPA-Lastschrift, bar oder sonstiges.
Die Zahlungsart ist nur eine Information für eure Unterlagen. Vereinsplatz zieht nichts ein. Zahlungseingänge, Rechnungen und Forderungen lassen sich als CSV exportieren. Standardmäßig verwalten Administrator und Kassier die Abrechnung, und eigene Buchungen storniert oder rechnet eine zweite Person ab (Vier-Augen-Prinzip).
Gäste beim Turnier
Bei euren Turnieren trinken auch Leute, die nicht im Verein sind. Die Turnierleitung legt den Gast an, er bekommt einen persönlichen QR-Code, den „Tageszugang“. Er gilt bis zum Ende des Turniertags oder des Wettbewerbs, höchstens 14 Tage, und lässt sich sperren.
Der Gast sieht nur die Getränke seines Turniers und schreibt auf sein Turnierkonto an. Für jeden Gast und jedes Turnier gibt es ein eigenes Gastkonto, getrennt von den Mitgliederkonten. Bezahlt wird bei der Turnierleitung, bar oder auf Rechnung. Gäste ohne Handy schreibt die Theke an, bar kassiert ihr mit einem Beleg zum Drucken.
Was Getränke anschreiben nicht ist
- Kein Kassensystem: keine Kartenzahlung, keine Online-Zahlung, keine TSE
- Keine Bestandsführung: Vereinsplatz zählt nicht mit, was im Kühlschrank liegt
- Kein automatischer Abrechnungslauf: abgerechnet wird, wenn ihr es auslöst
- Kein Anschreiben für Gäste außerhalb eines Turniers