Kurz gesagt
Vereinsplatz ersetzt im Tennisverein die Excel-Listen, Chatgruppen und Zettel, über die heute Platzbuchung, Rangliste, Arbeitsstunden, Getränke und Mitteilungen laufen. Alles steht an einer Stelle im Browser, jedes Mitglied sieht nur, was es sehen soll. Buchhaltung, Beitragseinzug und Online-Zahlung übernimmt Vereinsplatz nicht.
Was läuft im Tennisverein heute über Excel, WhatsApp und Zettel?
Kaum ein Verein hat sich sein Werkzeug ausgesucht. Es ist gewachsen. Jemand hat eine Tabelle für die Rangliste angelegt, jemand eine Chatgruppe für die Absprachen, am Clubhaus hängt eine Liste für die Plätze und neben dem Kühlschrank eine Strichliste.
Jedes dieser Mittel hat seinen Grund. Eine Tabelle ist schnell gebaut, eine Chatgruppe erreicht alle ohne Aufwand, ein Zettel braucht keine Technik. Probleme entstehen, wenn aus einer kleinen Hilfe die Verwaltung des ganzen Vereins wird.
Wo hakt es bei Tabellen, Chatgruppen und Aushängen?
- Listen veralten: Gibt es eine Tabelle in mehreren Kopien, weiß niemand, welche die aktuelle ist. Die Liste am Clubhaus kennt nur, wer vorbeikommt.
- Wer sieht was, bleibt unklar: Wer die Datei hat, sieht alles. Fein einstellen, dass der Kassier die Abrechnung sieht und der Sportwart die Rangliste, geht mit einer Tabelle kaum.
- Absprachen gehen unter: In einer Chatgruppe rutschen Termine und Anmeldungen zwischen Gesprächen nach oben und wieder weg. Eine Anmeldung später zu finden, ist mühsam.
- Alle lesen alles mit: Eine Nachricht an die Gruppe erreicht auch die, für die sie nicht gedacht war. Wer Namen, Telefonnummern oder Rechnungen in einem privaten Chat verschickt, sollte vorher klären, ob das der Verein so verantworten kann.
- Abrechnen ist Handarbeit: Strichlisten und Stundenzettel müssen jemand abtippen, zusammenzählen und in Rechnungen übertragen. Dabei schleichen sich Fehler ein, und am Ende hängt alles an einer Person.
Zum Datenschutz in Chatgruppen gibt das hier keine Rechtsberatung. Was für euren Verein zulässig ist, klärt der Vorstand, am besten mit eurem Datenschutzbeauftragten oder dem Dachverband.
Was macht Vereinsplatz stattdessen?
Vereinsplatz ist eine Web-App für Tennisvereine. Sie läuft im Browser auf Handy, Tablet und Computer, ohne App Store. Die wichtigsten Aufgaben im Vergleich:
Platzbuchung
Bisher: Liste am Clubhaus oder Anruf beim Platzwart
Mit Vereinsplatz: Mitglieder buchen im Browser, die Vereinsregeln prüft die App. Training und Mannschaftsspiele sind als Sperrzeiten eingetragen
Rangliste
Bisher: Tabelle, die der Sportwart von Hand pflegt
Mit Vereinsplatz: Die Leiter rechnet Forderungen, Fristen und Ergebnisse selbst. Der Sportwart greift nur ein, wenn nötig
Schleifchenturnier
Bisher: Auslosung auf Papier, Ergebnisse auf Zetteln
Mit Vereinsplatz: Jede Runde wird neu gelost, mit Countdown für die Spielzeit. Am Ende gibt es die Zusammenfassung zum Teilen
Arbeitsstunden
Bisher: Strichliste oder Tabelle, am Saisonende von Hand gerechnet
Mit Vereinsplatz: Mitglieder übernehmen Aufgaben selbst, jeder sieht sein Stundenkonto. Der Saisonabschluss macht Forderungen und Rechnungen
Getränke
Bisher: Strichliste am Kühlschrank
Mit Vereinsplatz: Mitglieder schreiben per QR-Code mit der eigenen Anmeldung an, abgerechnet wird per Klick
Mitteilungen
Bisher: Nachricht in der Chatgruppe
Mit Vereinsplatz: Vereinsmitteilung an alle, ein Aushang in den Neuigkeiten mit Datei, Termine mit Zusage und Namensliste
Mitglieder aufnehmen
Bisher: Namen sammeln, in die Gruppe und in die Tabelle eintragen
Mit Vereinsplatz: Einladungslink oder QR-Code, Import der Spieler aus einer Tabelle, Gruppen und Rollen
Mängel melden
Bisher: Zuruf oder Nachricht an den Vorstand
Mit Vereinsplatz: Mängelmelder mit Foto, Platz und Status „Offen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“
| Aufgabe | Bisher | Mit Vereinsplatz |
|---|---|---|
| Platzbuchung | Liste am Clubhaus oder Anruf beim Platzwart | Mitglieder buchen im Browser, die Vereinsregeln prüft die App. Training und Mannschaftsspiele sind als Sperrzeiten eingetragen |
| Rangliste | Tabelle, die der Sportwart von Hand pflegt | Die Leiter rechnet Forderungen, Fristen und Ergebnisse selbst. Der Sportwart greift nur ein, wenn nötig |
| Schleifchenturnier | Auslosung auf Papier, Ergebnisse auf Zetteln | Jede Runde wird neu gelost, mit Countdown für die Spielzeit. Am Ende gibt es die Zusammenfassung zum Teilen |
| Arbeitsstunden | Strichliste oder Tabelle, am Saisonende von Hand gerechnet | Mitglieder übernehmen Aufgaben selbst, jeder sieht sein Stundenkonto. Der Saisonabschluss macht Forderungen und Rechnungen |
| Getränke | Strichliste am Kühlschrank | Mitglieder schreiben per QR-Code mit der eigenen Anmeldung an, abgerechnet wird per Klick |
| Mitteilungen | Nachricht in der Chatgruppe | Vereinsmitteilung an alle, ein Aushang in den Neuigkeiten mit Datei, Termine mit Zusage und Namensliste |
| Mitglieder aufnehmen | Namen sammeln, in die Gruppe und in die Tabelle eintragen | Einladungslink oder QR-Code, Import der Spieler aus einer Tabelle, Gruppen und Rollen |
| Mängel melden | Zuruf oder Nachricht an den Vorstand | Mängelmelder mit Foto, Platz und Status „Offen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“ |
Der größte Unterschied liegt bei den Rechten. Unter „Rollen & Berechtigungen“ legt ihr fest, wer was sieht und darf. Ein Mitglied sieht zum Beispiel nur sein eigenes Stundenkonto und seine eigene Getränkerechnung, nicht die der anderen. Stornos von Rechnungen und der Saisonabschluss brauchen die Freigabe einer zweiten Person.
Was Vereinsplatz nicht ersetzt
Vereinsplatz ist keine Vereinssoftware für alles. Das bleibt bewusst außen vor:
- Buchhaltung und DATEV: Forderungen, Rechnungen und Zahlungseingänge lassen sich festhalten, eure Buchführung bleibt, wo sie ist
- Beitragseinzug und SEPA-Lastschrift: Vereinsplatz zieht nichts ein. Mitglieder bezahlen auf euren gewohnten Wegen, ihr tragt die Zahlung ein
- Online-Zahlung: Es gibt keine Kartenzahlung und keinen Bezahlknopf
- Kassensystem: Getränke werden angeschrieben und später abgerechnet, eine Registrierkasse ist Vereinsplatz nicht
- Mannschaftsspiele: Ein Modul für die Mannschaftsrunde und der Abgleich mit Verbandsportalen fehlen, auch die LK wird nicht berechnet
Eine Tabelle bleibt also nützlich, etwa für die Buchführung des Kassiers. Die Übersicht der Arbeitsstunden lässt sich als CSV-Datei für Excel herunterladen.
So geht es mit Vereinsplatz
Spieler übernehmen
Eure bestehende Tabelle importiert ihr als CSV-Datei oder per Einfügen. Daraus werden Spielerprofile mit Name, Geschlecht, Stärke, LK und Notiz. Zugänge entstehen dabei nicht.
Mitglieder einladen
Ihr teilt den Gruppenlink in der WhatsApp-Gruppe, die ihr schon habt. Er gilt 14 Tage und lässt sich bis zu 50-mal einlösen. Neue Mitglieder ordnen sich ihrem Spielerprofil zu, der Sportwart bestätigt.
Rollen vergeben
Ihr gebt Sportwart, Kassier und Turnierleitung die Rollen, die zu ihren Aufgaben passen, und stellt bei Bedarf einzelne Rechte nach.
Mit einem Bereich anfangen
Ihr müsst nicht alles auf einmal umstellen. Fangt mit dem an, was heute am meisten Arbeit macht, zum Beispiel Platzbuchung oder Arbeitsstunden, und holt den Rest später dazu.
Mitgliederverwaltung, Rollen, Kalender, Neuigkeiten, Platzbuchung, Wettbewerbe, Arbeitsstunden und Getränke sind in jedem Tarif dabei. Vereinsunterlagen gibt es nur im Tarif Premium.